Optimalisasi Tata Kelola Kearsipan, Disketapang Kukar Musnahkan Ribuan Berkas Retensi
TENGGARONG – Dinas Ketahanan Pangan (Disketapang) Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) mengintensifkan penataan administrasi perkantoran melalui pemusnahan 6.608 berkas arsip yang telah habis masa retensinya. Agenda pemusnahan ini merupakan kali pertama digelar sejak instansi tersebut berdiri pada tahun 2008.
Upaya ini difokuskan untuk mengosongkan kembali kapasitas ruang penyimpanan dokumen record center yang telah mengalami overkapasitas, sekaligus meningkatkan efisiensi tata kelola administrasi lembaga.
Kepala Disketapang Kukar, Ananias mengonfirmasi bahwa tumpukan berkas yang menumpuk selama belasan tahun tersebut perlu disortir agar pengelolaan arsip aktif menjadi lebih terarah.
“Penumpukan terjadi karena sejak 2008 saat masih bernama Badan Ketahanan Pangan dan Penyuluhan, belum pernah ada pemusnahan arsip. Kami kemudian berkoordinasi dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kukar untuk memilah berkas yang sudah tidak bernilai guna,” kata Ananias di Tenggarong, Sabtu (10/10/2026).
Ananias menyebutkan, pemilahan berkas dilakukan secara presisi oleh tim arsiparis Diarpus Kukar dengan memprioritaskan dokumen kurun waktu 2008 hingga 2021 yang telah melewati masa simpan 5 tahun, seperti Korespondensi surat masuk dan keluar biasa.
Sebaliknya, dokumen bernilai sejarah, aset daerah, serta surat-surat penting berharga tetap dipertahankan dan disimpankan di tempat khusus.
Tahapan pemusnahan dilakukan secara terbuka dengan menghadirkan saksi resmi dari Diarpus, Inspektorat Daerah, dan Bagian Hukum Setkab Kukar. Seluruh dokumen fisik dihancurkan secara manual hingga tak berwujud berkas utuh.
“Total ada satu truk berkas yang kami cacah manual agar tidak dapat dibaca kembali. Selanjutnya, material cacahan kertas tersebut kami serahkan ke Dinas Lingkungan Hidup (DLH) Kukar untuk diproses daur ulang secara profesional,” pungkasnya.
(hl/ya)
