Longtime.id – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Bontang menggunakan aplikasi Sistem Pengawasan Kearsipan Interna (Simas Pintar) tahun ini. Untuk mempermudah kearsipan di lingkup Pemerintah Kota (Pemkot) Bontang.
Pengarsipan yang berbasis teknologi ini digunakan untuk memantau kearsipan seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD).
Selama ini DPK rutin melakukan audit langsung ke OPD terkait kearsipan mereka. Dengan adanya Simas Pintar pihaknya tidak perlu lagi turun langsung, bisa melalui online.
Selain mengikuti perkembangan zaman, pihaknya dapat menghemat tenaga, waktu dan hemat biaya, lebih komprehensif juga efektif serta memudahkan dalam memanajemen kearsipan.
“Selama ini kan kita audit manual. nyatanya kami tidak bisa mengaudit semua OPD karena keterbatasan SDM,” jelas Kepala Dinas DPK Bontang, Retno Febriaryanti.
Launching aplikasi tersebut sebenarnya sudah dari 2023, tapi baru 2024 ini dipergunakan, sebab itu pihaknya memberikan Bimbingan Teknis (Bimtek) pengelolaan Simas Pintar kepada internal DPK, lalu berlanjut ke seluruh OPD.
“Kami menekankan kepada kepala OPD untuk dapat mengelola kearsipan dengan baik,” jelasnya.
Pelaksanaan pengecekan kearsipan OPD biasanya dilakukan setahun sekali, nantinya DPK akan memantau sejauh mana kearsipan OPD dan paling lambat penginputan dilakukan pada Agustus mendatang.
“Upaya yang tepat sasaran dan bagus untuk diterapkan. Tertib arsip membantu proses administrasi pada OPD menjadi lebih rapi dan terstruktur,” ucapnya.
